আমি কীভাবে একটি স্ট্যান্ডার্ড অপারেশন প্রক্রিয়া ম্যানুয়াল লিখব?

একটি ব্যবসা বা সংস্থা আরও কার্যকরভাবে সুনির্দিষ্টভাবে লিখিত মানক ক্রিয়াকলাপ (এসওপি) ব্যবহার করে নতুন কর্মীদের প্রশিক্ষণের সহজতর করতে পারে। প্রশিক্ষণের বাইরে, একটি এসওপি ম্যানুয়াল বিদ্যমান টিম সদস্যদের কম ঘন ঘন ব্যবহৃত পদ্ধতিগুলির জন্য একটি সংস্থান দেয়, মান নিয়ন্ত্রণ রক্ষণাবেক্ষণ, সঠিক প্রোটোকল দিয়ে পদ্ধতিগুলি সম্পন্ন করা নিশ্চিত করে। একটি স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি ম্যানুয়াল লেখার জন্য কোনও নির্দিষ্ট প্রক্রিয়াতে জড়িত পদক্ষেপগুলির একটি পরিষ্কার বোঝা প্রয়োজন।

কোর প্রসেসগুলি সংজ্ঞায়িত করুন

আপনার সংস্থার যে সমস্ত মূল প্রক্রিয়া রয়েছে তা দেখুন। কোন প্রক্রিয়াগুলি রূপরেখা এবং এসওপ ম্যানুয়ালিতে ম্যাপ করা হবে তা নির্ধারণ করা শুরু করুন। আপনি প্রতিটি শেষ প্রক্রিয়াটি ম্যাপ নাও করতে পারেন, তবে সর্বাধিক মৌলিক এবং গুরুত্বপূর্ণগুলি স্থাপন করা গুরুত্বপূর্ণ।

উদাহরণস্বরূপ, কোনও রেস্তোরাঁ কোনও নির্দিষ্ট স্বাক্ষরযুক্ত খাবারটি কীভাবে তৈরি হয় সে সম্পর্কে মূল প্রক্রিয়াগুলি সংজ্ঞায়িত করতে পারে। রেস্তোঁরা পরিষ্কার করার প্রক্রিয়া যেমন গুরুত্বপূর্ণ তেমনি। আপনার মূল প্রক্রিয়াগুলির একটি তালিকা তৈরি করুন যাতে আপনি একে একে ম্যাপ করার পরে এসওপি ম্যানুয়ালটিতে সংহত করতে পারেন।

প্রতিটি প্রক্রিয়া মানচিত্র

প্রতিটি প্রক্রিয়া প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ করার জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি দ্বারা সংজ্ঞায়িত হয়। একটি পদক্ষেপ মিস করার অর্থ হারিয়ে যাওয়া বা বিলম্বিত অর্ডার বা ত্রুটিযুক্ত চূড়ান্ত পণ্য হতে পারে। ম্যাপিং কর্মপ্রবাহ আঁকছে।

উদাহরণস্বরূপ, বলুন আপনি ইন্টারনেট অনুসন্ধানের বিক্রয় প্রক্রিয়াটির জন্য একটি এসওপি তৈরি করছেন। প্রথমে, ম্যাপটি কীভাবে প্রথমে তথ্যের অনুরোধের পরে যোগাযোগ করা হয় তা ম্যাপ করুন: ফোন কল, ইমেল বা পাঠ্য। আপনার বিক্রয় দলটি প্রতিটি পরিচিতির জন্য নির্দিষ্ট স্ক্রিপ্ট সহ প্রাথমিকভাবে পৌঁছানো সম্ভব না হলে মানচিত্রটি কতবার ফলো-আপ করে Map

কখন সম্ভাবনা পৌঁছেছে তার জন্য আলাদা স্ক্রিপ্ট মানচিত্র করুন, পাশাপাশি সম্ভাবনা আপনার পণ্য বা পরিষেবা কিনে বা বন্ধ রাখার সিদ্ধান্ত নেয় কিনা তার উপর নির্ভর করে ফলো-আপগুলির একটি সেট। একবার ম্যাপ করার পরে, সহজ পদক্ষেপে প্রক্রিয়াটি লিখুন।

চেকলিস্ট এবং ফর্মগুলি তৈরি করুন

যে কোনও প্রক্রিয়ার জন্য, দলের সদস্যদের ফর্ম বা চেকলিস্ট অনুসরণ করা সহজ easier ম্যাপ করা প্রক্রিয়া ভিত্তিক একটি বিস্তৃত টেম্পলেট বিকাশ করুন। আপনার যদি ক্লায়েন্ট গ্রহণের ক্ষেত্রে নির্দিষ্ট তথ্য সংগ্রহ করতে হয়, তা নিশ্চিত করুন যে টেমপ্লেটে সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য সংক্ষিপ্তভাবে ছড়িয়ে দেওয়া আছে।

টিমের সদস্যরা এসওপি-র সমস্ত কিছু মনে রাখবেন না, বিশেষত যখন কোনও ক্লায়েন্ট তাদের সামনে বসে থাকে। আপনার প্রক্রিয়া মানচিত্র এবং পদক্ষেপগুলিতে সংযোজন হিসাবে চেকলিস্ট এবং ফর্মগুলি সংহত করুন।

একটি সম্পূর্ণ এসওপি ম্যানুয়াল তৈরি করুন

একবার আপনি প্রতিটি প্রক্রিয়া ম্যাপ করে এবং সমস্ত সহায়ক ডকুমেন্ট টেম্পলেট তৈরি করার পরে এগুলি একটি সম্পূর্ণ এসওপি ম্যানুয়ালটিতে সংহত করুন। বিভাগগুলির ভিত্তিতে ম্যানুয়ালটি সংগঠিত করুন। উদাহরণস্বরূপ, এসওপি ম্যানুয়ালটিতে আপনার "বিক্রয়," "অপারেশনস" এবং ডিস্ট্রিবিউশন "বিভাগ থাকতে পারে Each প্রতিটি বিভাগের পরে সেই বিভাগের মূল প্রক্রিয়াগুলিতে আরও ভাগ হয়ে যায়, সাধারণত প্রতিটি ক্রিয়াকলাপ সামগ্রিকভাবে ক্রম হয় takes মালামাল সরবরাহ.

"বিতরণ" বিভাগে আপনার বেশ কয়েকটি মূল প্রক্রিয়া থাকতে পারে যার মধ্যে "অর্ডার পাওয়া," "সরবরাহের জন্য প্যাকেজিং," "শিপিং" এবং "ফলো-আপ" অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।

সামগ্রীর টেবিলের সাথে এসওপি ম্যানুয়ালটি সংগঠিত করুন এবং প্রতিটি পদ্ধতি স্পষ্টভাবে একটি সাহসী শিরোনাম শিরোনামে তালিকাবদ্ধ করুন। এমনকি দলের সদস্যদের তাদের বিভাগগুলিতে প্রযোজনীয় এসওপিগুলি সনাক্ত করতে সহায়তা করার জন্য ম্যানুয়ালটির মাধ্যমে সহজেই ফ্লিপ করতে আপনি টিমগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।

সাম্প্রতিক পোস্ট