ক্যালেন্ডার ভাগ করার অনুমতি আউটলুকে অক্ষম

মাইক্রোসফ্ট আউটলুক ক্যালেন্ডার আপনাকে গুরুত্বপূর্ণ তারিখ, অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং ইভেন্টগুলি ট্র্যাক রাখতে সহায়তা করে না, এর ভাগ করে নেওয়ার কাজটি অনেক কর্মক্ষেত্রের কাজকে আরও সহজ করে তোলে। যদি আউটলুক ক্যালেন্ডারে ভাগ করার ফাংশনটি সঠিকভাবে কাজ করছে না বলে মনে হয়, সমস্যাটি সনাক্ত করতে এবং জিনিসগুলি ট্র্যাকের দিকে ফিরে পেতে আপনি করতে পারেন এমন বেশ কয়েকটি জিনিস রয়েছে।

কেন ক্যালেন্ডার শেয়ারিং ব্যবহার করবেন?

ক্যালেন্ডার ভাগ করে নেওয়ার স্থান কর্মক্ষেত্রগুলিকে আরও দক্ষতার সাথে কাজ করতে সহায়তা করে। সহপাঠী, তত্ত্বাবধায়ক এবং অধস্তন সকলেরই অন্যান্য ব্যক্তির ক্যালেন্ডারে অ্যাক্সেস থাকে এবং আরও কার্যকরভাবে অ্যাপয়েন্টমেন্ট, সভা এবং ইভেন্টগুলি নির্ধারণ করতে পারে। অফিস এবং কর্মক্ষেত্রে যেখানে কর্মীরা সদস্যরা ঘন ঘন ভ্রমণ করেন, নমনীয় সময়সূচী বা টেলিকমিউটের কাজ করেন, ভাগযোগ্য ক্যালেন্ডারগুলি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে যাতে তাদের সহকর্মীরা যখন কাজের সাথে সম্পর্কিত বিষয়ে উপলব্ধ থাকে তখন সবাই বুঝতে পারে।

ক্যালেন্ডার ভাগ করে নেওয়া কীভাবে কাজ করে?

স্বতন্ত্র শ্রমিকদের নিজস্ব ক্যালেন্ডারে নিয়ন্ত্রণ থাকে। যদি কোনও শ্রমিক তার ক্যালেন্ডার অন্যের সাথে ভাগ করে নেওয়ার সিদ্ধান্ত নেন, তবে সেই কর্মীকে অবশ্যই সেই ব্যক্তির সাথে বিশেষভাবে অনুমতি প্রদান করতে হবে যার অর্থ তারা ভাগ করে নেওয়ার বা যোগাযোগের বিতরণ তালিকার সাথে ভাগ করে নিচ্ছেন।

ভাগ করা একটি সরল প্রক্রিয়া: ক্যালেন্ডার ফোল্ডারে যান, "ভাগ ক্যালেন্ডার ভাগ করুন", তারপরে আপনি যে ক্যালেন্ডারটি ভাগ করতে চান তা নির্বাচন করুন। ক্যালেন্ডার বৈশিষ্ট্যগুলি লিঙ্ক থেকে, "যুক্ত করুন" এ ক্লিক করুন এবং আপনাকে আপনার পরিচিতিগুলির একটি তালিকা এবং যোগাযোগের বিতরণ তালিকার সাথে উপস্থাপন করা হবে। আপনি প্রয়োজনীয় পরিচিতি এবং তালিকাগুলি নির্বাচন করতে পারেন এবং তাদের কী স্তরের অনুমতি থাকতে চান তাও নির্দেশ করতে পারেন।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি চাইছেন যে আপনার পরিচিতিগুলি কেবলমাত্র আপনি ব্যস্ত রয়েছেন তা দেখতে সক্ষম হবেন বা আপনি কী করবেন এবং কখন করবেন সেগুলি দেখাতে রাজি হতে পারেন।

আপনার ক্যালেন্ডারে সম্পাদনা সুবিধা দেওয়ার বিকল্প রয়েছে। এটি বিশেষভাবে কার্যকর হতে পারে যদি আপনার কোনও সহকারী থাকে যা আপনার জন্য আপনার সময়সূচী পরিচালনা করে। বিকল্পভাবে, এই বৈশিষ্ট্যটি তদারককারী এবং পরিচালকদের দ্বারা কর্মীদের কার্য এবং সময়সূচি নির্ধারণ করতে ব্যবহার করতে পারেন।

সতর্কতা

আপনার গোপনীয়তা সেটিংস সম্পর্কে সচেতন থাকুন, বিশেষত যখন আপনার ক্যালেন্ডারে নতুন আইটেম যুক্ত করা হয়। দিনের বেলা আপনি কার সাথে সাক্ষাৎ করছেন তা আপনার দলের বা আপনার সংস্থার সবাই জানতে চান কিনা তা বিবেচনা করুন। আর একটি উদ্বেগ বিষয়গুলি ব্যক্তিগত রাখা। আপনি যখন আপনার ক্যালেন্ডারে মেডিকেল অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং ছুটির মতো জিনিস যুক্ত করতে পারেন যাতে আপনি আপনার ব্যক্তিগত জীবনের চারপাশে কাজের বাধ্যবাধকতা নির্ধারণ করতে পারেন এবং নির্দিষ্ট দলের সদস্যদের আপনি কোথায় থাকবেন তা জানাতে পারে, তবে খুব বেশি তথ্য ভাগ করে নেওয়ার ঝুঁকিও থাকতে পারে অন্যান্য. আপনার কাছে গোপনীয়তার বিষয়টি উদ্বেগজনক হলেও ইভেন্টগুলির বিবরণ "গোপনীয়তা লকিং" বা এমনকি বিভিন্ন ক্যালেন্ডার তৈরি করার বিকল্প রয়েছে।

আউটলুক ক্যালেন্ডার ভাগ করে নেওয়া কাজ করছে না

দুর্ভাগ্যক্রমে, আউটলুক ক্যালেন্ডার ভাগ করা সর্বদা আপনার পছন্দ মতো কাজ করে না। মাইক্রোসফ্ট অফিস সমর্থন অনুসারে, আপনি নিজের আউটলুক ক্যালেন্ডার ভাগ করতে না পারার বিভিন্ন কারণ থাকতে পারে:

  • আপনি আপনার ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানের বাইরে কোনও ইমেল ঠিকানা দিয়ে ভাগ করার চেষ্টা করছেন।
  • আপনি একটি অবৈধ ইমেল ঠিকানার অনুমতি দেওয়ার চেষ্টা করছেন।
  • আপনি কোনও Office365 গোষ্ঠীকে অনুমতি দেওয়ার চেষ্টা করছেন।
  • আপনি যদি লক্ষ্য করেন যে আপনার ক্যালেন্ডার ভাগ করার বিকল্পটি উপলভ্য নয় (এটি ধূসরভাবে হাইলাইট করা হবে), আপনার প্রতিষ্ঠানের আইটি বিভাগ ক্যালেন্ডার ভাগ করার জন্য অনুমতিগুলি অবরুদ্ধ করেছে। এটি কোনও দুর্ঘটনা হতে পারে বা আইটি বিভাগ সুরক্ষা সতর্কতা হিসাবে ক্যালেন্ডার ভাগাভাগি রোধ করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে।

আউটলুক ক্যালেন্ডার ভাগ করে নেওয়া অপ্টিমাইজ করা

আপনার সংস্থা জুড়ে ক্যালেন্ডার ভাগ করে নেওয়ার জন্য অনুকূলিতকরণের বিভিন্ন উপায় রয়েছে।

বিভিন্ন ক্যালেন্ডার তৈরি করুন: আপনি যদি গোপনীয়তা সম্পর্কিত বিষয়ে উদ্বিগ্ন হন, তবুও বিভিন্ন গোষ্ঠী বা ব্যক্তিদের জন্য আলাদা অনুমতি নির্ধারণ করতে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করেন না, বিভিন্ন ক্যালেন্ডার তৈরি করার বিষয়টি বিবেচনা করুন। একটি আপনার সাথে নিবিড়ভাবে কাজ করা লোকদের জন্য হতে পারে, অন্যটি আপনার বাকি সংস্থার জন্য হতে পারে।

গোষ্ঠী ক্যালেন্ডার তৈরি করুন: এটি আপনাকে সহজ পরিকল্পনার জন্য বিভিন্ন ক্যালেন্ডার একসাথে দেখতে দেয়।

টাইম জোনের পদবি ব্যবহার করুন: ভাগ করা ক্যালেন্ডারে ইভেন্ট তৈরি করার সময় সময় অঞ্চলটি উল্লেখ করতে ভুলবেন না। আপনার ব্যবসায়ে যদি এমন দূরবর্তী কর্মী থাকে যা আপনার সময় অঞ্চলের বাইরে থাকে এবং কাজ করে তবে এটি একটি বিশেষ কার্যকর বৈশিষ্ট্য।

সাম্প্রতিক পোস্ট