প্রশাসনিক সহকারী এবং এইচআর সহায়কদের প্রধান দায়িত্বগুলি কী কী?

প্রশাসনিক এবং মানবসম্পদ সহায়কগণ অফিস বিভাগ এবং কিছু ক্ষেত্রে নির্দিষ্ট পরিচালক বা কার্যনির্বাহকদের কাজকে সমর্থন করে। কখনও কখনও সচিব বলা হয়, সহকারীরা ধর্মীয় দায়িত্বে পালন করেন যেমন যোগাযোগ সহজ করা, রেকর্ড রাখা এবং অ্যাপয়েন্টমেন্ট নির্ধারণ করা, যদিও প্রশাসনিক সহকারীর দায়িত্ব সে যে শিল্পে কাজ করে তার উপর নির্ভর করে উল্লেখযোগ্যভাবে পরিবর্তিত হতে পারে। মানবসম্পদ সহায়কগণ প্রায়শই অধিক মানসম্মত হয় তবে বিভাগের অগ্রাধিকার এবং সংস্থানগুলির উপর নির্ভর করে এখনও অবকাশ ছাড়ানোর প্রচুর জায়গা রয়েছে।

কর্পোরেট যোগাযোগের সুবিধার্থে

উভয় ধরণের সহকারী প্রায়ই একটি বিভাগের যোগাযোগের ক্ষেত্রে একটি অত্যাবশ্যক ভূমিকা পালন করে। একজন সহকারী বিভাগের পরিচালনার পক্ষে ইমেলগুলি খসড়া এবং প্রেরণ করতে, বিভাগীয় ইমেল ঠিকানায় প্রেরিত চিঠিপত্র পরিচালনা করতে এবং বিভাগীয় প্রধান এবং অন্যান্য কর্মচারী, ক্লায়েন্ট বা সম্ভাব্য ব্যক্তির মধ্যে যোগাযোগ হিসাবে কাজ করতে পারে। সহায়করা প্রায়শই অফিসে আগত ডাক মেইল ​​খোলার, পড়ার এবং পরিচালনা করার জন্য দায়বদ্ধ থাকে এবং নির্দিষ্ট ব্যক্তির উদ্দেশ্যে সম্বোধন করা হয় না।

একজন সহকারীকে বিভাগীয় বা সংস্থা ব্লগ লিখতে এবং আপডেট করতে বলা যেতে পারে যা হয় অভ্যন্তরীণভাবে ভাগ করা হয় বা জনসাধারণের জন্য উপলব্ধ করা হয়। বিশেষত এইচআর সহায়তাকারীরা অভ্যন্তরীণ সংস্থার নথি যেমন কর্মচারী হ্যান্ডবুক এবং ছুটির দিনের নোটিশগুলি পর্যবেক্ষণ এবং আপডেট করার জন্য বা কোনও কর্মচারী বুলেটিন বোর্ডে স্বাস্থ্য এবং সুরক্ষা সম্পর্কিত তথ্য পোস্ট করার জন্য দায়বদ্ধ হতে পারে।

রেকর্ড তৈরি এবং বজায় রাখা

প্রশাসনিক এবং এইচআর সহায়তাকারীরা প্রায়শই অফিসের রেকর্ড তৈরি এবং রক্ষণাবেক্ষণে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। এইচআর সহায়তাকারীরা প্রায়শই কর্মচারী কাগজপত্র সংগ্রহের ও সংগঠিত করার জন্য দায়ী, যেমন চাকরীর আবেদন, চাকরীর চুক্তি এবং বেনিফর্ম ফর্মগুলি। প্রশাসনিক সহকারীরা হার্ড কপি এবং ডিজিটাল রেকর্ড উভয়ই সংগঠিত এবং সহজেই পুনরুদ্ধারযোগ্য রেখে পরিচালনা করেন।

সীমিত বুককিপিংয়ের কাজগুলি

কিছু ক্ষেত্রে, সহকারী কোনও বিভাগীয় বাজেটের জন্য স্প্রেডশিট বজায় রাখার মতো সীমিত বুককিপিংয়ের কাজগুলি গ্রহণ করতে পারে। সহকারী অ্যাকাউন্টিং বিভাগে চেক অনুরোধ এবং চালান জমা দেওয়ার পাশাপাশি কর্মচারী ব্যয়ের অ্যাকাউন্টের অনুরোধগুলি পরিচালনা করার জন্যও দায়বদ্ধ হতে পারে।

পরিচালনা এবং গবেষণা উপর প্রতিবেদন

সহায়তাকারীদের প্রায়শই গবেষণা প্রকল্পগুলি সম্পূর্ণ করতে হয় এবং তারপরে সংগ্রহ করা কোনও তথ্য পরিচালনা, রিপোর্ট করা এবং বজায় রাখতে হয়। সহকারী যে ধরণের গবেষণা প্রকল্প গ্রহণ করতে এবং পরিচালনা করতে পারেন তার উদাহরণগুলি:

  • বড় প্রতিযোগীদের সম্পর্কে তথ্য

  • প্রাসঙ্গিক শিল্প আইন এবং বিধি
  • পেশাদার সমিতিগুলির জন্য যোগাযোগের তথ্য for
  • জন্মদিন এবং কাজের বার্ষিকীর মতো বড় ক্লায়েন্টদের সম্পর্কে বিশদ

এছাড়াও, এইচআর সহায়তাকারীরা রেফারেন্স, সামাজিক মিডিয়া এবং পটভূমি চেক সহ সম্ভাব্য ভাড়া নিয়ে গবেষণা করতে পারে। এইচআর এবং প্রশাসনিক সহকারী উভয়ই খোলা পদের প্রার্থী খুঁজে পাওয়ার আশ্বাসে জব বোর্ডগুলি অনুসন্ধান করতে এবং পোস্টিং সাইটগুলি পুনরায় শুরু করতে সময় ব্যয় করতে পারে।

নতুন কর্মচারী চালাচ্ছেন

যদিও এইচআর সহায়তাকারীরা প্রশাসনিক সহকারীদের তুলনায় প্রায়শই চালিত ও বোর্ডিং কর্মচারীদের সাথে বেশি জড়িত, উভয়ই নতুন ভাড়া স্বাগত জানাতে এবং সংস্থা ছেড়ে চলে যাওয়া কর্মীদের সহায়তা করার ক্ষেত্রে যুক্ত হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, এইচআর সহায়করা কোনও নতুন কর্মীকে বেনিফিট এবং অফিস নীতি সম্পর্কিত তথ্য সরবরাহ করার জন্য দায়বদ্ধ হতে পারে। এছাড়াও, এইচআর সহায়তাকারী বীমা হিসাবে বেনিফিটগুলির জন্য যোগ্যতা অর্জন এবং গ্রহণের জন্য প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সম্পূর্ণ করতে নতুন ভাড়া নিয়ে কাজ করবে।

অন্যদিকে প্রশাসনিক সহকারীরা তার নতুন সহকর্মীদের সাথে নতুন কর্মচারী পরিচয় করিয়ে দেওয়ার জন্য, অফিসের চারপাশে তাকে প্রদর্শন করতে এবং অভ্যন্তরীণ ফাইল এবং রেকর্ডগুলির অবস্থানের গতিতে তাকে দ্রুত পৌঁছে দেওয়ার জন্য দায়িত্ব নিতে পারে। প্রশাসনিক সহকারী নতুন ভাড়া এবং তথ্যপ্রযুক্তি বিভাগের মধ্যে যোগাযোগ হিসাবে কাজ করতে পারে, একটি কম্পিউটার এবং ইমেল ঠিকানা দিয়ে তাকে সেট আপ করে।

কর্মচারীদের প্রস্থানে সহায়তা করা

কোনও কর্মচারী চলে যাওয়ার সময় এইচআর সহকারী একটি প্রস্থান সাক্ষাত্কার গ্রহণ করতে পারেন, কোবারের মতো কর্মসূচির মাধ্যমে সুবিধাগুলি শেষ করতে বা তাদের বাড়ানোর বিষয়ে তথ্য সরবরাহ করতে পারেন এবং কোনও কোনও ক্ষেত্রে কর্মচারী তার ডেস্ক সাফ করার পরে তদারকি করতে পারেন। একজন প্রশাসনিক সহকারী আইটি-তে প্রস্থান এবং সুরক্ষা তৈরির বিষয়ে যোগাযোগ করতে পারে যাতে প্রাক্তন কর্মচারীর ইমেলটি বন্ধ হয়ে যায় এবং কী কার্ডটি নিষ্ক্রিয় করা যায়।

অন্যান্য সহায়ক কাজ

সহকারীদের দ্বারা সম্পাদিত অন্যান্য কাজগুলি মূলত একটি নির্দিষ্ট ব্যবসা, বিভাগ বা সহকারীগুলির উচ্চতর প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে। অন্যান্য দায়িত্বের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে:

  • বিভাগের কর্মী, চাকরি প্রার্থী বা বাইরের দর্শনার্থীদের জন্য ভ্রমণ বুকিং

  • চাকরি প্রার্থীদের সাথে প্রাথমিক ফোন সাক্ষাত্কার পরিচালনা
  • সমন্বয় বিভাগের বিশেষ ইভেন্টগুলি, যেমন হলিডে পার্টিগুলি
  • অফিস সরবরাহ অর্ডার

সাম্প্রতিক পোস্ট