ফর্ম অক্ষরগুলি একটি বৃহত গোষ্ঠীর কাছে একটি মূল বার্তার যোগাযোগকে সহজতর করতে পারে, তবে তাদের কাস্টমাইজেশনের সুস্পষ্ট অভাব তাদের প্রভাবকে হ্রাস করতে পারে। মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডের মেল মার্জ বৈশিষ্ট্যগুলি বয়লারপ্লেট ফর্ম অক্ষরগুলিকে নথিগুলিতে পরিণত করে যা পৃথক চিঠিপত্রের মতো পড়ে। অনেক লোকের কাছে এক সেট তথ্য পৌঁছে দেওয়ার জন্য স্বতন্ত্র চিঠিগুলি প্রস্তুত করার প্রক্রিয়াটির সাথে তুলনা করে, মেল একত্রিতকরণ সময় এবং প্রচেষ্টা সাশ্রয় করে, লেবেল বা খামগুলির সাথে ভরপুর মেইলিংগুলি তৈরি করে।
সরলীকৃত গণযোগাযোগ
আপনি যখন কোনও গ্রুপের প্রতিটি সদস্যকে লিখিত বা ইমেল বার্তা প্রেরণের জন্য দায়বদ্ধ হন, আপনি একটি টেম্পলেট ফাইল তৈরি করতে পারেন এবং নাম, ঠিকানা এবং অন্যান্য স্বতন্ত্রিত বিবরণ যুক্ত করতে ম্যানুয়ালি সম্পাদনা করতে পারেন। একবারে প্রতিটি চিঠি তৈরির জন্য প্রয়োজনীয় পরিমাণ সময় এবং পরিশ্রম উদ্বেগজনক প্রমাণ করতে পারে, বিশেষত, এমন একটি বৃহত তালিকার জন্য যা আপনি প্রায়শই যোগাযোগ করেন। ফটোকপিযুক্ত ফর্ম চিঠিতে যোগাযোগের তথ্য এবং অভিবাদন ছাপার পরিবর্তে কাস্টমাইজড বিশদ সহ একীভূত বার্তা প্রেরণের প্রক্রিয়াটিকে সহজ করার জন্য মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডের মেল মার্জ ক্ষমতাগুলি দেখুন।
টাইপোগ্রাফি, ফর্ম্যাট এবং গ্রাফিক্স
প্রধান মেল মার্জ ডকুমেন্ট হিসাবে পরিবেশন করার জন্য আপনি যে ফাইলটি তৈরি করেন তা মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে নিয়মিত আপনি যে সমস্ত ফর্ম্যাট বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করেন সেগুলির পুরো সুবিধা নিতে পারে। আপনার প্রকল্পের ভিত্তি গঠন করে এমন কাঠামোগত, টাইপসেট ফাইল তৈরি করার জন্য আপনাকে নতুন অ্যাপ্লিকেশন শেখার দরকার নেই। ওয়ার্ডে তৈরি টেবিল, টাইপোগ্রাফিক স্টাইলিং, রঙের উপাদান এবং গ্রাফিক্স এবং অন্যান্য মাইক্রোসফ্ট অফিস অ্যাপ্লিকেশনগুলি থেকে গতিশীলভাবে যুক্ত যুক্ত করুন। আপনি সরাসরি মূল নথিতে অন্তর্ভুক্ত কোনও স্টাইলিং বা ভিজ্যুয়াল উপাদান মার্জড ফলাফলের প্রতিটি কাস্টমাইজড পুনরাবৃত্তিতে উপস্থিত হয়।
মাইক্রোসফ্ট অফিসের মধ্যে সমন্বয়
আপনি একবার বেসিক চিঠিটি তৈরি করার পরে, আপনি একীভূত ক্ষেত্রগুলি যুক্ত করুন যা চিহ্নিত করে যে ব্যক্তিগতকৃত তথ্যের প্রতিটি অংশ উপস্থিত হবে। এই মার্জ ফিল্ডগুলির নামগুলি মাইক্রোসফ্ট এক্সেল, মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেসে বা ওয়ার্ডে মেল মার্জ প্রক্রিয়াতে নির্মিত একটি ফর্মের মাধ্যমে তালিকার নথিতে ফিল্ডের নামের সাথে সম্পর্কিত। যদি আপনি আপনার উত্স ডেটাটিকে তথ্যের ক্ষুদ্রতম উল্লেখযোগ্য ইউনিটগুলিতে বিভক্ত করেন তবে আপনি আপনার ইনপুট উপাদানের নমনীয়তা বাড়িয়ে তোলেন। উদাহরণস্বরূপ, কোনও ক্ষেত্র স্থাপনের পরিবর্তে পুরো নাম রয়েছে, নামটি তার উপাদান অংশে বিভক্ত করুন: সৌজন্য শিরোনাম, এবং প্রথম, মধ্য এবং শেষ নাম। এই ডিকনস্ট্রাকশন আপনাকে সৌজন্য শিরোনাম এবং শেষের নামটি একটি চিঠির সালামের সাথে একত্রিত করতে, আপনার সমাধির অনুচ্ছেদে প্রথম নাম দিয়ে প্রাপককে সম্বোধন করতে এবং আপনার পাঠ্যের অন্য কোনও ব্যক্তির পরিবারের একটি উল্লেখ অন্তর্ভুক্ত করতে শেষ নামটি ব্যবহার করতে সক্ষম করে।
শর্তাধীন বিকল্প
আপনার দস্তাবেজের প্রতিটি সংস্করণকে তার উদ্দেশ্যযুক্ত প্রাপকের জন্য ব্যক্তিগতকরণের পাশাপাশি, আপনি শর্তযুক্ত বিকল্পগুলির সাথে প্রকল্পের কাস্টমাইজেশন সম্ভাবনা বাড়িয়ে তুলতে পারেন যা আপনার নির্দিষ্ট অন্যান্য শর্তের উপর নির্ভর করে মেল মার্জটি কীভাবে আপনার ডেটার সাথে আচরণ করে তা পরিবর্তন করে। এমন একটি ক্ষেত্র সেট আপ করুন যা কোনও রেকর্ডটি এড়াতে মার্জ প্রক্রিয়াটিকে ট্রিগার করে যদি এর ডেটা সেটে একটি সংখ্যাসূচক মান থাকে যা একটি নির্দিষ্ট প্রান্তিকের নীচে পড়ে। একটি ক্ষেত্র যা "যদি" এক্সপ্রেশন ব্যবহার করে দুটি মানকে মূল্যায়ন করে এবং তাদের তুলনা করার পদ্ধতির উপর ভিত্তি করে মার্জ প্রক্রিয়াটিকে পরিবর্তন করে, দাতার তালিকার কোনও সদস্য নির্দিষ্ট পরিমাণের চেয়ে বেশি বা কম অবদান রাখেন কিনা তার ভিত্তিতে বার্তার অংশ পরিবর্তন করে। কিছু ক্ষেত্রের প্রকারগুলি নির্দিষ্ট প্রতিক্রিয়ার সাথে জেনেরিক বার্তাকে ওভাররাইড করে এমন প্রতিক্রিয়াটি অন-ফ্লাই অ্যাড করার অনুমতি দেয়। এই শর্তসাপেক্ষ বিকল্পগুলি মার্জ প্রক্রিয়াটির নমনীয়তা বৃদ্ধি করে।
