এক্সেলে কাজ করার সময়গুলি কীভাবে গণনা করা যায়

এক্সেলের বেশ কয়েকটি সূত্র রয়েছে যা আপনাকে দুটি তারিখের মধ্যে সময় গণনা করতে সক্ষম করে। আপনি নির্দিষ্ট করতে পারেন যে আপনি আপনার সূত্রের সময় নির্দিষ্টকরণ যুক্ত করে বা আপনার স্প্রেডশিটে সেল ফর্ম্যাটটি পরিবর্তন করে কয়েক ঘন্টার মধ্যে পার্থক্যটি গণনা করতে চান। এক্সেল আপনাকে আপনার প্রাথমিক সূত্র ঘরের কোণায় ক্লিক করে এবং এটি আপনার মাউস দিয়ে টেনে একাধিক কক্ষে আপনার সূত্রটি প্রয়োগ করতে সক্ষম করে। যতক্ষণ না আপনার শুরুর সময় এবং শেষ সময় থাকে, এক্সেল তাদের মধ্যে থাকা ঘন্টাগুলি গণনা করতে সক্ষম হবে।

এক্সেলে কাজ করার সময় গণনা করুন

কর্মীরা যখন কাজ করেন তখন ট্র্যাক করার জন্য আপনি একটি এক্সেল স্প্রেডশিট সেট আপ করতে পারেন, মূলত এক্সেলে একটি টাইমশিট তৈরি করে।

সাধারণত, আপনি প্রতিটি শিফট বা শিফটের অংশের জন্য একটি সারি তৈরি করতে চাইবেন, সহ কোনও কর্মচারী যে সময় গিয়েছিলেন এবং যে সময় তিনি বা আউট ছিলেন সে সময় সহ। আপনি কীভাবে স্প্রেডশিটটি ব্যবহার করছেন তার উপর নির্ভর করে আপনি প্রতিটি কর্মচারীর প্রবেশের জন্য একটি পৃথক ট্যাব তৈরি করতে, প্রতিটি কর্মীর নিজের ঘন্টা লগ করতে বা কর্মচারীর নামের উপর নজর রাখতে অন্য কলাম ব্যবহার করতে আলাদা শিট টেম্পলেট তৈরি করতে চাইতে পারেন বা আইডি।

কর্মীদের সরাসরি তাদের ডেটা প্রবেশ করান

আপনার যদি কর্মীরা সরাসরি তাদের ডেটা এ জাতীয় স্প্রেডশীটে প্রবেশ করতে পারে, যাতে তারা কাজ করার সাথে সাথে তারা এক্সেলটিতে কয়েক ঘন্টা যুক্ত করতে পারে বা আপনি কোনও বাহ্যিক টাইমশিটটি এক্সেলের কাছে অনুলিপি করতে পারেন বা কোনও বহিরাগত টাইমক্লোক বা অ্যাপ্লিকেশন থেকে ডেটা আমদানি করতে পারেন।

কক্ষগুলিতে সময় বিন্যাস যুক্ত করুন

প্রায়শই, আপনি তারিখ এবং সময় হিসাবে পরিষ্কারভাবে সময় এন্ট্রি প্রদর্শনের জন্য এক্সেল বিন্যাস ব্যবহার করতে চান। এটি স্প্রেডশিটটি পড়া সহজ করে তোলে এবং ভুলভাবে ডেটা লগ করার কার্য হ্রাস করে।

এটি করার জন্য, কলামগুলি বা ঘরগুলি নির্বাচন করুন যেখানে আপনি টাইম ক্লক এন্ট্রিগুলি সঞ্চয় করতে চান এবং এক্সেল ফিতা মেনুতে "হোম" ট্যাবটি ক্লিক করুন। তারপরে, "সংখ্যা" শব্দের পাশের পপ-আউট বোতামটি ক্লিক করুন।

পপ-আপ মেনুতে, "বিভাগ" নির্বাচনকারীতে "সময়" নির্বাচন করুন। তারপরে, এমন একটি সময় বিন্যাস চয়ন করুন যা আপনার এবং আপনার কর্মচারীদের পড়ার জন্য উপলব্ধি করে।

এক্সেলে কাজ করার সময় গণনা

প্রতিটি সারি যেখানে আপনি একটি ক্লকড সময় এবং একটি সময় আউট আউট সময় যোগ করেছেন সেখানে আপনি তৃতীয় কলামে সেই শিফট বা শিফটের অংশের সময় কর্মচারী যে পরিমাণ সময়কাজ করেছিলেন সেগুলি যোগ করতে পারেন।

এটি করতে, সময়যুক্ত দুটি কক্ষের মধ্যে পার্থক্য নিয়ে একটি এক্সেল সূত্র ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি কর্মচারী ক্লক হওয়ার সময়টি সেল A2 তে থাকে এবং কর্মচারী যখন ক্লক আউট করার সময়টি সেল B2 তে থাকে তবে আপনি পার্থক্যটি সন্ধান করতে সূত্র = বি 2-এ 2 ব্যবহার করতে পারেন। পার্থক্যগুলি একই কলামে রাখুন এবং আপনি এই সূত্রটি এক্সেল স্প্রেডশিটে নীচে টেনে আনতে পারেন এবং এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিটি সারিতে কাজ করা ঘন্টাগুলি খুঁজে পেতে পারে।

যোগফল নির্ধারণের জন্য সূত্রটি ব্যবহার করুন

আপনি যদি কাজের সময় গণনা করতে কোনও এক্সেল সূত্র ব্যবহার করে মোট ঘন্টা নির্ধারণ করতে চান তবে SUM ফাংশনটি ব্যবহার করে সেই কলামটির নীচে একটি সূত্র রাখুন, প্রতিটি সারিটির প্রবেশদ্বার যোগ করে = SUM (C2: C19) ব্যবহার করে, যদি সারি 19 স্প্রেডশীটের সর্বশেষ সারি হয় এবং 2 শিরোনাম সারিটির পরে প্রথম হয়।

ট্র্যাকিং আওয়ারস সময় ধরে কাজ করেছে

আপনি কীভাবে কর্মচারীদের ঘন্টা ট্র্যাক করতে স্প্রেডশিটগুলি ব্যবহার করছেন তার উপর নির্ভর করে আপনি প্রতি বৎসর, প্রতি মাসে, প্রতি বছর বা অন্য কোনও সময়সূচীতে নতুন স্প্রেডশিট বা নতুন স্প্রেডশিট ট্যাব তৈরি করতে চাইতে পারেন। যদি আপনি এই টেমপ্লেটের উপর ভিত্তি করে কর্মীদের এক্সেলে একটি টাইমশিট তৈরি করে থাকেন তবে আপনি সম্ভবত প্রতি বেতনের সময়কালে এটি প্রতিস্থাপন করতে চাইবেন।

এক্সেল বা অন্য কোনও সময় ট্র্যাকিং সফ্টওয়্যারতে যখন কর্মীরা আপনার নিজস্ব রেকর্ডের জন্য কাজ করেছিল তখন লগগুলি ধরে রাখুন। কোনও কর্মচারী কত সময় কাজ করেছে বা নির্দিষ্ট সময়ে আপনার সংস্থায় কারা ডিউটিতে ছিল সে সম্পর্কে যদি কখনও প্রশ্ন না আসে তবে এটি সমালোচনামূলক হবে।