কীভাবে আপনার কর্মীদের একটি মেমো সম্বোধন করবেন

মনে হতে পারে যেন একটি মেমো - যা 'স্মারকলিপি'র জন্য সংক্ষিপ্ত - এটি এমন একটি দস্তাবেজ যা আপনি খুব বেশি চিন্তা না করেই দ্রুত তাড়িয়ে দিতে পারেন। তবে মেমোগুলি প্রকৃতির সংক্ষিপ্তভাবে (দুটি পৃষ্ঠার চেয়ে বেশি নয়), আপনি পড়ার উপযুক্ত হওয়ার জন্য আপনি সেই পৃষ্ঠা বা দুটিতে অনেকগুলি প্যাক করতে এবং করতে পারেন should মেমোটি কাকে সম্বোধন করা হয়েছে তাও নির্ভর করে; লেখকের কেবল তার / তার দলের চেয়ে প্রেসিডেন্টের মেমোতে বা কর্মীদের কাছে মেমোতে আলাদা মনোযোগ থাকতে পারে। আপনি তথ্য পৌঁছে দিচ্ছেন বা প্রতিক্রিয়া জিজ্ঞাসা করছেন না কেন, প্রমাণিত ফর্ম্যাটটি অনুসরণ করলে তা নিশ্চিত হবে যে আপনি আপনার প্রাপকদের প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য দিয়েছেন।

মেমো অ্যাড্রেস করা হয় কার সাথে শুরু করুন

শিরোনামটি একটি মেমোতে প্রথম আসে, এবং এটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি প্রাপকদের জানায় যে মেমোটি কী এবং অন্য কেউ কী গ্রহণ করছে; অন্য কথায়, মেমোটি কাকে সম্বোধন করছে - লেখক সাধারণভাবে কর্মীদের কাছে মেমো প্রেরণ করছেন বা কেবল তার / তাঁর দলের কাছে, উদাহরণস্বরূপ - এবং কেন এটি পড়তে হবে। লেক্সিকো অনুসারে, একটি নমুনা শিরোনামের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত:

  • TO: স্বতন্ত্র নাম এবং শিরোনাম
  • সিসি: অন্য সমস্ত প্রাপক
  • FROM: আপনার নাম এবং শিরোনাম
  • তারিখ: সংক্ষিপ্ত বিবরণ ছাড়াই মাস, দিন, বছর
  • বিষয়: মেমোর নির্দিষ্ট বিষয়

পারডিউ বিশ্ববিদ্যালয়ের অনলাইন রাইটিং ল্যাব (ওডাব্লুএল) জোর দিয়েছিল যে মেমোগুলি সর্বাধিক আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ না হলেও, এখনও আপনার প্রাপকদের তাদের পুরো নাম দ্বারা কল করা উচিত এমনকি যদি তাদের ডাকনাম ব্যবহার করেও ব্যবহৃত হয় wide সুতরাং যে সকল কর্মচারী প্রত্যেককে "ফিশ" বা "রেড" বলা হয় তাদের ঠিকানা ঠিকানাতে তাদের আসল নামগুলি দিয়ে সম্বোধন করা উচিত।

সাবজেক্ট লাইনের গুরুত্ব বুঝুন

আপনি আশা করবেন যে সংস্থার সভাপতি, প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা বা কোনও কর্মচারীর নিজস্ব পরিচালকের কাছ থেকে একটি মেমো পুরো প্রাপক দ্বারা পুরোপুরি পড়বে। তবে অনেক মেমো পাঠক স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাবজেক্টের লাইনে সন্ধান করে এই মেমোটি কী তা তাড়াতাড়ি তাদের জানান। মেমোটি তাদের কাছে আসলে কতটা গুরুত্বপূর্ণ এবং তাদের এগুলি সমস্ত পড়ার দরকার আছে কিনা তা তারা गेজ করতে চায়। বিষয় লাইন পাঠকদের রেফারেন্সের একটি ফ্রেম দেয় যা তারা আগে যা করছিল তা থেকে তাদের মনোযোগ পুনর্নির্দেশ করতে।

পারডিউ এর ওডাব্লুএল অনুসারে বিষয়টির লাইনটি মেমোর আসল সামগ্রীর জন্য অত্যন্ত নির্দিষ্ট হওয়া দরকার। এটি সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত, হ্যাঁ, তবে মেমোতে কী রয়েছে তা স্পষ্ট করে বলুন। নির্দিষ্ট-পর্যাপ্ত-পর্যাপ্ত সাবজেক্ট লাইনের উদাহরণগুলি পড়া এবং সেগুলিতে কীভাবে উন্নতি করা হয়েছে তা আপনাকে আরও বেশি পাঠক হওয়ার জন্য পার্থক্যটি বুঝতে এবং আপনার সাবজেক্টের লাইনগুলিকে উন্নত করতে সহায়তা করতে পারে:

  1. সাবজেক্ট লাইন: সুরক্ষা পরিবর্তন: অফিস চুরির বিরুদ্ধে আপনার ব্যক্তিগত জিনিসপত্র রক্ষা করুন।
  2. সাবজেক্ট লাইন: অফিস সরবরাহ সরবরাহ পরিবর্তন: অফিস সরবরাহ সরবরাহের জন্য নতুন পদ্ধতি।
  3. সাবজেক্ট লাইন: সাম্প্রতিক গ্রেডগুলি পরিবর্তন করুন: সাম্প্রতিক স্নাতক পরবর্তী সপ্তাহে ট্যুর সংস্থায়।

আপনার মূল পয়েন্টটি প্রথম বলুন

মেমোগুলি যোগাযোগের সোজাসাপ্টা রূপ, টিজার নয় যা মূল বক্তব্য অবধি তৈরি করে। বিষয় লাইনটি পড়ার পরে, বেশিরভাগ পাঠক তাত্ক্ষণিকভাবে প্রথম বাক্যে যান মেমোটির মূল পয়েন্টটি দেখতে, তাই মূল পয়েন্টটি শুরুতে রাখুন, পছন্দটি প্রথম লাইনে। জর্জ ম্যাসন বিশ্ববিদ্যালয়ের রাইটিং সেন্টার ওয়েবসাইটে ব্যবসায়িক স্মৃতি রচনা সম্পর্কে একটি নিবন্ধ মেমো রাইটিং সম্পর্কে সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ বিষয়টিকে আপনার মূল বিষয়টির সাথে মেমো শুরু করা ঘোষণা করে। এটি পাঠককে তাত্ক্ষণিকভাবে জানতে দেয় মেমোতে কী আচ্ছন্ন রয়েছে।

যদি আপনার সাবজেক্ট লাইনটি "অফিস চুরির বিরুদ্ধে আপনার ব্যক্তিগত জিনিসগুলি রক্ষা করে" থাকে তবে আপনার মেমোটির প্রথম লাইনটি হতে পারে, "সম্প্রতি অফিসে ব্যক্তিগত আইটেমগুলি চুরির বেশ কয়েকটি প্রতিবেদন এসেছে।" এখন আপনি তাদের মনোযোগ পেয়েছেন। বিষয় লাইনটি কেবল একটি পরামর্শ ছিল না; আপনার অফিসে প্রকৃত চুরি হয়েছে। অতিরিক্ত বাক্যগুলি যেমন তথ্য পৌঁছে দেওয়ার সাথে অনুসরণ করুন যেমন, "এই চুরির জন্য কে দায়ী তা আমরা নিশ্চিত করতে পারিনি, এবং আমাদের অফিসগুলিতে আমাদের সংখ্যক দর্শনার্থীর কারণে এই সমস্যাটি সমাধান করতে কিছুটা সময় লাগতে পারে Therefore তাই আমরা জিজ্ঞাসা করি যে আপনি হয় ব্যক্তিগত ডেস্কগুলিকে আপনার ডেস্কে লক করুন বা আপনার অঞ্চল ছাড়ার সময় যে কোনও সময় এগুলি আপনার সাথে নিয়ে যান।

যদি পাঠকরা আরও তথ্য চান, তারা আপনার সমর্থনকারী পয়েন্টগুলি পড়া চালিয়ে যাবেন। তবে আপনার সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ তথ্য সামনে রেখে, আরও পাঠকরা জানতে পারবেন না যে তারা মেমোটি কী সম্পর্কে রয়েছে, যদিও তারা পড়া না চালাচ্ছেন। আপনার কর্মীরা তাদের কাজগুলি করতে ব্যস্ত এবং দিনের বেলা কয়েকশ ইমেল এবং মেমো পেতে পারে যা তারা সম্ভবত সম্পূর্ণরূপে পড়তে পারে না। যদিও তারা আপনার মেমোটি কী তা জানেন, তবে তাদের চাপযুক্ত অ্যাপয়েন্টমেন্ট, ক্লায়েন্ট ফোন কল এবং শেষ সময়সীমা পরে তারা এটিতে ফিরে আসার সম্ভাবনা বেশি বেশি বলে মনে করছেন।

পাঠকদের গাইড করতে সাবহেড ব্যবহার করুন

কিছু পাঠক মূল পয়েন্টগুলির জন্য মেমো সহ নথিগুলি স্কিম করতে পছন্দ করেন বলে জর্জ ম্যাসন বিশ্ববিদ্যালয় জানিয়েছে। এটি করতে তাদের সহায়তা করতে, মেমো জুড়ে তথ্যমূলক সাবহেডগুলি ব্যবহার করুন যাতে তারা যা পড়ে থাকে সেগুলি সাবজেক্ট লাইন এবং উপ-শিরোনাম হয় তবে তারা মেমোটির সংক্ষিপ্তসার বুঝতে পেরে ফিরে আসবে। আপনি সাবজেক্টের সাথে যেমন করেন তেমন নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনার সাবহেডগুলি শক্তিশালী এবং ব্যাখ্যাযোগ্য are এটি চালাক এবং রহস্যময় হওয়ার জায়গা নয়।

অফিস চুরির ক্ষেত্রে আপনার মেমো অব্যাহত রেখে, আপনি যে প্রতিটি ব্যাকআপ পয়েন্ট বানাতে চান তার জন্য আপনি একটি সাবহেড লিখতে এবং সেগুলি গা bold়ভাবে হাইলাইট করতে পারেন, যেমন:

  • গত দুই সপ্তাহ ধরে চুরির ঘটনা ঘটেছে
  • অন্যান্য ব্যাখ্যা অস্বীকার করা হয়েছে
  • আপনার এখনই পদক্ষেপ নেওয়া উচিত

এর নীচে একটি অনুচ্ছেদে প্রতিটি উপরিভাগে প্রসারিত করুন। চুরির সময় সম্পর্কে প্রথম সাবহেডের জন্য, চুরিগুলির প্রকৃত তারিখগুলি বা প্রাসঙ্গিক তথ্য দিন যেমন তারা সমস্ত শুক্রবারে ঘটেছিল। দ্বিতীয় বিষয়ের অধীনে, ব্যাখ্যা করুন যে আইটেমগুলি খালি হারিয়ে যাওয়ার সম্ভাবনাটি নিয়ে আলোচনা হয়েছিল তবে তা প্রত্যাখ্যান করা হয়েছে কারণ এখানে অনেকগুলি ঘটনা খুব কাছাকাছি ছিল।

সংক্ষিপ্ত যোগ করার কথা বিবেচনা করুন

আপনার মেমোটির বেশিরভাগ অংশ লেখার পরে, যদি এটি পুরো দুটি পৃষ্ঠাগুলি দীর্ঘ হয় এবং প্রচুর তথ্য বহন করে, আপনি একটি সংক্ষিপ্ত যোগ করতে চাইতে পারেন - কখনও কখনও একটি নির্বাহী সারাংশও বলা হয় - যা পাঠকরা তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য পেতে স্ক্যান করতে পারেন। এই alচ্ছিক সংক্ষিপ্তসারটি মেমোটির শুরুতে যায়, সুতরাং আপনি পাঠকদের মেমোটি কী কভার করে তার একটি পূর্বরূপ দিচ্ছেন, যদিও এটি পারডিউ ওডাব্লুএল অনুসারে একটি সংক্ষিপ্তসার হিসাবে লেখা হয়েছে।

আপনার মেমোটির মূল বিন্দু দিয়ে শুরু করুন, তারপরে পয়েন্টগুলি মেমোতে পয়েন্টগুলি ক্রমযুক্ত ক্রমে আপনার মূল ধারণাটিকে সমর্থন করে। তারপরে আপনি পাঠকদের কী পদক্ষেপ নিতে চান তা স্পষ্টভাবে জানিয়ে দিন। কিছু পাঠক সংক্ষিপ্তসারগুলির সাথে মেমোগুলি পছন্দ করেন কারণ তারা শিরোনাম এবং সাবজেক্ট লাইনগুলি, তারপরে সংক্ষিপ্তসারটি পড়তে পারেন এবং পুরো দুটি পৃষ্ঠা না পড়েই মেমোতে inাকা পড়েছেন তা সঠিকভাবে জানতে পারেন। আপনার মেমোটি যদি একটি পৃষ্ঠা বা তার চেয়ে কম হয় তবে আপনাকে সংক্ষিপ্তসার যোগ করার দরকার নেই।

সঠিকভাবে খুলুন, বন্ধ করুন এবং ফর্ম্যাট করুন

মেরি কুলেন, একজন নির্বাহী লেখার প্রশিক্ষক এবং নির্দেশিক সমাধানগুলির প্রতিষ্ঠাতা, উল্লেখ করেছেন যে মেমোগুলি অভ্যন্তরীণ নথি, অন্যদিকে ব্যবসায়ের চিঠিগুলি বাহ্যিক এবং ইমেলগুলিও হতে পারে। কখনও কখনও, তবে, আপনি যদি কোনও প্রকল্পের কোনও ক্লায়েন্টের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করে থাকেন তবে মেমোগুলি তাদের সাথে যোগাযোগের ক্ষেত্রে ব্যবহার করা যেতে পারে। মেমোগুলি শুভেচ্ছা দিয়ে শুরু হয় না, বা শেষের স্বাক্ষরের সাথে শেষ হয় না।

পারডিউ ওডাব্লুএল ব্যাখ্যা করে যে মেমোগুলি ব্যবসায়িক দলিল, তাই অনুচ্ছেদে ব্যবসায়ের ফর্ম্যাটটি অনুসরণ করা উচিত এবং বাম-ন্যায়সঙ্গত হওয়া উচিত, একাডেমিক লেখায় যেমন থাকবেন না তেমন ইন্টেন্ট করা উচিত। অনুচ্ছেদগুলির মধ্যে ডাবল ফাঁকা জায়গা সহ লাইনগুলি একক ব্যবধানে থাকা উচিত। সমাপ্তির জন্য, কুলেন দৃ strong় কর্মের সাথে মেমোটি শেষ করার পরামর্শ দিয়েছেন। আপনার পরবর্তী পদ্ধতিতে পাঠকদের কী করতে চান তা বলুন, সে পদ্ধতিটি কার্যকর করার পদ্ধতিটি পরিবর্তন করতে হবে, মেমোর বিষয় সম্পর্কে প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে বা যখনই তাদের প্রয়োজন হবে তখন কেবল তথ্য মনে রাখবেন।

সাম্প্রতিক পোস্ট

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found