টাকা ফেরত দিতে অস্বীকার করে কীভাবে একটি চিঠি লিখবেন

কোনও ছোট ব্যবসায়ের মালিক অসন্তুষ্ট গ্রাহক থাকতে পছন্দ করেন না, তবে গ্রাহকের পক্ষে সমস্যাগুলি সমাধান করা সবসময় সম্ভব নয়। যদি কোনও ক্লায়েন্ট আপনার পণ্য বা পরিষেবায় ব্যয় করা অর্থের জন্য ফেরতের জন্য অনুরোধ করে, আপনার সমস্ত উপলভ্য তথ্য পর্যালোচনা করতে হবে এবং পরিস্থিতিগুলি ফেরতের অর্থের নিশ্চয়তা দেয় কিনা তা নির্ধারণ করতে হবে। আপনি যদি ফেরত ফেরত না দেওয়ার সিদ্ধান্ত নেন তবে গ্রাহককে শিষ্টাচারিতভাবে দৃ firm় কিন্তু দৃ ref় অস্বীকার পত্র প্রেরণ করে তা ফেরতের অনুরোধটি অস্বীকার করার জন্য আপনার কারণগুলি সংক্ষেপে ব্যাখ্যা করে জানান let

পেশাদার স্টেশনারি এবং সালাম ব্যবহার করুন

আপনার চিঠিটি লেখার সময় সংস্থার লেটারহেড ব্যবহার করুন এবং মানক ব্যবসায়ের চিঠি ফর্ম্যাটটি অনুসরণ করুন। তারিখ এবং গ্রাহকের পুরো নাম এবং ঠিকানা, পাশাপাশি একটি সংক্ষিপ্ত বিষয় লাইন অন্তর্ভুক্ত করুন - "বিষয়: 10 মে আপনার রিফান্ড অনুরোধ," উদাহরণস্বরূপ। সুরটি সেট করতে "প্রিয় সুশ্রী স্মিথ:" এর মতো একটি আনুষ্ঠানিক সালাম দিয়ে খুলুন।

দৃ F়, সৌজন্য সুরে লিখুন

দৃ but় কিন্তু ভদ্র ভাষা ব্যবহার করুন। আপনার প্রথম কয়েকটি বাক্যে, অর্থ ফেরতের অনুরোধ স্বীকার করুন এবং পরিস্থিতিগুলি গবেষণা করতে এবং আপনার সিদ্ধান্তে পৌঁছানোর জন্য আপনি কী পদক্ষেপ নিয়েছিলেন তা সংক্ষেপে ব্যাখ্যা করুন। "আপনার অনুরোধের আশেপাশের পরিস্থিতি আমি ব্যক্তিগতভাবে দেখেছি" বা "আমরা আপনার চুক্তির শর্তাদি পর্যালোচনা করার পরে আমি আমাদের ম্যানেজারের সাথে কথা বলেছিলাম" এই বাক্যগুলির সাহায্যে আপনার কেসটি শক্তিশালী করুন।

একটি অ্যাপোলোজেটিক অবস্থান নিন

ভদ্র আফসোস প্রকাশ করুন, তবে স্পষ্টভাবে বলুন যে আপনি অনুরোধটি প্রত্যাখ্যান করছেন এবং আপনার মূল অনুচ্ছেদে কারণটি সরবরাহ করুন। যখনই সম্ভব আপনার সিদ্ধান্তকে ন্যায়সঙ্গত করার জন্য একটি নির্দিষ্ট কোম্পানির নীতি উল্লেখ করুন।

উদাহরণ

যদি কোনও গ্রাহক সম্প্রতি কেনা ঘড়ির জন্য ফেরতের অনুরোধ করে তবে আপনার চিঠিটি পড়তে পারে:

"আমরা দুঃখিত যে আপনি নিজের নতুন ঘড়ির প্রতি অসন্তুষ্ট, কিন্তু আমরা ফেরত ফেরত না দেওয়ার সিদ্ধান্ত নিয়েছি। নির্মাতার নীতিতে স্পষ্টভাবে বলা হয়েছে যে ঘড়িটি জলরোধী নয় এবং এটি পানির নীচে পরা উচিত নয় You আপনি সাঁতার কাটার সময় ঘড়িটি পরিধান করেছেন, যা ওয়ারেন্টি অবৈধ করে দেয়।

অন্যান্য ক্ষেত্রে, আপনি সংস্থার গ্যারান্টিযুক্ত রিফান্ডের সময়সীমা শেষ হয়ে গেছে বা এই বিষয়টি একটি শর্ত অনুসারে আইটেমটি "শর্ত অনুসারে বিক্রি হয়েছে" শর্ত অনুসারে - কোনও ফেরত বা ফেরত দেওয়া হবে না তা নির্দেশ করে আপনি আপনার সিদ্ধান্তটি ব্যাখ্যা করতে পারেন।

আপনি গ্রাহকের মূল্যবান তা প্রয়োগ করুন

আপনার সমাপনী অনুচ্ছেদে একটি সংক্ষিপ্ত বিবৃতি অন্তর্ভুক্ত করুন যা আপনি গ্রাহকের পৃষ্ঠপোষকতার প্রশংসা করেন। যদি আপনি দীর্ঘমেয়াদী বা মূল্যবান গ্রাহককে বিচ্ছিন্ন হওয়ার আশঙ্কা থেকে থাকেন তবে ফেরতের পরিবর্তে কম মূল্যের কিছু দেওয়ার প্রস্তাব বিবেচনা করুন।

উদাহরণ

যেমন একটি বাক্য বিবেচনা করুন:

"যদিও আমরা এই মুহুর্তে কোনও অর্থ ফেরত দিতে পারছি না, আমরা আপনার ব্যবসায়কে গুরুত্ব দিচ্ছি এবং আপনার পরবর্তী ক্রয়ে 15 শতাংশ ছাড় দিতে চাই to"

আরেকটি বিকল্প হ'ল একটি ক্রেডিট অফার করা যা ভবিষ্যতে কেনার জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে। এই সান্ত্বনা রিফান্ড প্রত্যাখ্যানের ঘা নরম করতে পারে। আপনার হাতে লেখা স্বাক্ষর সহ আপনার আনুষ্ঠানিক ব্যবসায়িক স্বাক্ষর ব্লক দিয়ে চিঠিটি বন্ধ করুন।

প্রুফ্রেড চিঠি পাঠানোর আগে

সাবধানে আপনার চিঠি প্রুফ্রেড। যেকোন টাইপোগ্রাফিক বা ব্যাকরণের ভুল সংশোধন করুন, একটি পরিষ্কার কপি মুদ্রণ করুন এবং পুনরায় সাইন ইন করুন। বিশেষভাবে মূল্যবান গ্রাহকের জন্য, বা একটি বড় আকারের ফেরত দেওয়ার অনুরোধের ক্ষেত্রে, অন্য কোনও মালিক বা সিনিয়র ম্যানেজার আপনার চিঠিটি পাঠানোর আগে তার পর্যালোচনা করার বিষয়ে বিবেচনা করুন।