ব্যবসায়িক মেমোগুলি হ'ল সংস্থাগুলি সম্পর্কে তথ্য জানাতে কর্মীদের কাছে প্রেরণ করা অভ্যন্তরীণ নথি, যখন ব্যবসায়ের চিঠিগুলি বহিরাগত বিষয়গুলি হয় যা প্রায়শই বিক্রয় কার্যক্রম বা গ্রাহকের প্রয়োজনের সাথে সম্পর্কিত হয় বা কোনও বিক্রেতা বা সরকারী সংস্থাকে জিজ্ঞাসা করে। ফর্ম্যাটিং প্রতিটি জন্য পৃথক, এবং প্রতিটি সঠিকভাবে তৈরি করতে শিখতে আপনি আপনার বার্তা আরও কার্যকরভাবে যোগাযোগ করতে সাহায্য করবে।
বিজনেস মেমো স্টাফ সদস্যদের
স্মৃতিচারণের জন্য "মেমো" সংক্ষিপ্ত, যা কোনও গুরুত্বপূর্ণ জিনিসটির অনুস্মারক বা একটি বিজ্ঞপ্তি বোঝায়। মেমো প্রায়শই কর্মীদের সদস্যদের একটি সভা বা নীতি নীতি সম্পর্কে অবহিত করা হয় যা কোম্পানির মনে হয় মুখের প্রচারের চেয়ে আরও বেশি ওয়ারেন্ট দেওয়ার পক্ষে যথেষ্ট গুরুত্বপূর্ণ। মেমোগুলি প্রায়শই অনানুষ্ঠানিক হয়, কাঠামো, বিন্যাস, ব্যাকরণ এবং মুদ্রিত মেমোগুলির ক্ষেত্রে কাগজের গুণমানের দিকে কম মনোযোগ দেওয়া হয়।
ব্যবসায়িক চিঠিগুলি কোম্পানির বাইরে প্রেরণ করা
চিঠিগুলি আপনার সংস্থার বাইরের লোকদের কাছে আরও আনুষ্ঠানিক নথি প্রেরণ করা হয়। তারা কোনও সরকারী সংস্থা থেকে তথ্য বা স্পষ্টতার জন্য অনুরোধগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারে; গ্রাহকের অভিযোগ বা প্রশ্নের প্রতিক্রিয়া; বা বিক্রেতাদের, গ্রাহকদের বা মিডিয়াগুলিতে পিচ বা প্রস্তাব। চিঠিগুলি সাধারণত অনুলিপি কাগজের চেয়ে উচ্চমানের কাগজে লেখা হয় এবং এমনকি ছোটখাটো ভুল এড়াতে সাবধানতার সাথে প্রুফরিড হয়।
মেমোস এবং লেটারে ব্যবহৃত শিরোনাম
কোনও মেমো কোম্পানির স্টেশনে থাকা বা আপনার সংস্থার নাম, লোগো, ঠিকানা বা সাধারণত লেটারহেডে পাওয়া অন্যান্য আইটেম অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন হয় না। একটি মেমোতে প্রায়শই কাগজের উপরের, বাম দিকে শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত থাকে যাতে নোটটি পাঠাচ্ছে কে, কে গ্রহণ করছে, বিষয়টি মেমোটি কভার করে এবং তারিখটি অন্তর্ভুক্ত করে এমন চারটি লাইন অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
পৃষ্ঠার বাম দিকে লেটারহেডের নীচে তারিখটি উপস্থিত হওয়ার সাথে ব্যবসায়িক স্টেশনে সাধারণত একটি চিঠি লেখা হয়। একটি ফাঁকা লাইন প্রাপকের তারিখ এবং ঠিকানা পৃথক করে, যার মধ্যে প্রাপকের নাম, শিরোনাম এবং ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। অন্য ফাঁকা লাইনের পরে, একটি অভিবাদন উপস্থিত হবে, যেমন "প্রিয় মিঃ স্মিথ"।
চিঠি এবং মেমোতে ব্যবহৃত সামগ্রী
একটি মেমো প্রথম বাক্যে এই ইস্যুটির উদ্দেশ্যটি বর্ণনা করে এবং এরপরে সংক্ষিপ্তভাবে কাদের, কী, কোথায়, কেন, কখন এবং কীভাবে বিষয়বস্তুগুলি সম্বোধন করা হয় তার তথ্য দেওয়া হয়। একটি মেমোতে সামান্য সমর্থন বা বিশদ পাওয়া যায় যা প্রায়শই কোনও সভার আগে বা সংক্ষিপ্ত ঘোষণা করে। কোনও সংস্থার কাছে ঘোষণা করার জন্য বিশদ বা জটিল সংবাদ থাকলে, এটি একটি সম্মেলন করবে বা দীর্ঘতর প্রতিবেদন দেবে। মেমো প্রাপকরা তাদের আরও তথ্যের প্রয়োজন হলে মেমো প্রেরক বা সুপারভাইজারের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন।
একটি চিঠি লেখার কারণ দিয়ে শুরু হয় এবং তারপরে কারণটি সম্বোধন করে। একটি চিঠি সাধারণত মেমোর চেয়ে আরও বিশদ, সমর্থন এবং ন্যায়সঙ্গততা সরবরাহ করে, যেহেতু চিঠি লেখককে প্রায়শই কোনও বিক্রয় বা কোনও প্রশ্নের উত্তর দিতে হয়।
মেমো বা চিঠিটি বন্ধ করা হচ্ছে
একটি মেমো সামগ্রীর সংক্ষিপ্ত বিবরণ বা পুনরায় সংশোধন করে না, প্রায়শই কর্মের কল দিয়ে শেষ হয়, যেমন পাঠককে তার ক্যালেন্ডারে আসন্ন সভার তারিখটি রাখতে বা মেমোতে প্রস্তাবিত ক্রিয়া অনুসরণ করতে বলা হয়। একটি চিঠি প্রায়শই একটি উপসংহারের সাথে শেষ করে, ধন্যবাদ দেয়, পাঠককে লেখকের সাথে যোগাযোগ করতে বলে এবং প্রেরকের নাম এবং শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত করে। অনেকগুলি অক্ষরে একটি পি.এস. বা পোস্টস্ক্রিপ্ট থাকে যা একটি তথ্য বা তথ্যের টুকরোটি বাইরে দাঁড়াতে সহায়তা করে।
