সকলকে উত্তর দেওয়ার জন্য ব্যবসায়িক ইমেল শিষ্টাচার

ইমেলের ব্যবহারে সহজেই তার প্রধান তথ্য ভাগ করে নেওয়ার শক্তি এবং তার রাজনৈতিক দুর্বলতা উভয়ই: আমরা "প্রত্যুত্তরকে" ঠিক "উত্তর দিন" এর মতো সহজেই ক্লিক করতে পারি এবং আমরা কী চাই তা টাইপ করতে পারি, আমরা যদি সত্যিই প্রেরণ করতে চান তবে জিজ্ঞাসা করার জন্য কোনও যাদুকরী ইমেল পরী নেই with পুরো কোম্পানির কাছে সিইওর সর্বশেষ ঘোষণার বিষয়ে সেই অদ্ভুত বার্তা। প্রকৃতপক্ষে, জবাবদিহি বোতামটি এত শক্তিশালী হতে পারে যে এটি নিরাপদে ব্যবহারের জন্য এর নিজস্ব বিশেষ বিধি রয়েছে।

প্রত্যুত্তর

যদি কেউ একাধিক ব্যক্তিকে ইমেল প্রেরণ করে তবে জবাব দেওয়ার সময় আপনার কাছে দুটি বিকল্প থাকে। "প্রত্যুত্তর" ক্লিক করা আপনার বার্তাটি ইমেলের প্রেরকে প্রেরণ করে, "সমস্ত উত্তর দিন" ক্লিক করার সময় যারা আসলটি পেয়েছেন তাদের কাছে আপনার বার্তা প্রেরণ করে। পারডিউ বিশ্ববিদ্যালয়ের লোকেরা আপনাকে প্রেরণ ক্লিক করার আগে সর্বদা আপনার উত্তর ইমেলটিতে টু ফিল্ডটি চেক করার পরামর্শ দেয়।

এটিকে আড্ডার ঘর বা সভা হিসাবে ভাবেন। ইমেল প্রাপ্ত প্রত্যেকে এখন একই ঘরে বসে আছে। আপনি যদি মূল প্রেরকের কাছে কিছু ফিসফিস করেন তবে সেটাই উত্তর। আপনি যদি উঠে দাঁড়িয়ে পুরো ঘরে কিছু ঘোষণা করেন তবে তা সবই রিপ্লাই। রবার্ট গ্রিমার্ড হিসাবে, মেইন রাজ্যের এন্টারপ্রাইজ ই-মেইল প্রশাসক বলেছেন, "সাবধানতার সাথে প্রত্যুত্তর জবাবদিহি করুন" "

কিছু বলুন বা কিছু বলুন না

আপনি যখন কোনও প্রশ্নের একটি সুনির্দিষ্ট উত্তর প্রদান করতে সক্ষম হন তখন प्रत्येकाকে উত্তর দেওয়া পুরোপুরি ঠিক আছে যা প্রাপক তালিকার প্রত্যেককে উপকৃত করবে। উদাহরণস্বরূপ, কেউ সবার কাছে একটি ইমেল প্রেরণ করে জিজ্ঞাসা করেছিলেন যে কারও কাছে নির্দিষ্ট ধরণের টোনার কার্টিজ রয়েছে কিনা, "হ্যাঁ, আমার একটি আছে" বলে সমস্ত উত্তর দিন তা ব্যবহার করা ভাল ধারণা। এটি অন্যদেরকে সরবরাহের পায়খানাটি খনন করতে বাধা দেয়।

তবে, "না, দুঃখিত," কেবল এই গ্রুপে জবাব দেওয়ার কোনও লাভ নেই। ইমেল তালিকার প্রত্যেকে যদি এটি করে তবে একটি মুহুর্তের জন্য কল্পনা করুন। কারও কাছেই এমন কয়েক ডজন ইমেল দরকার নেই যা বলার মতো কার্যকর কিছু নয়। অবদান রাখার জন্য আপনার কাছে দরকারী কিছু না হলে পুরো প্রাপক তালিকার উত্তরটি এড়িয়ে চলুন।

প্রাপকদের তাকান

প্রাপকের তালিকায় সর্বদা সন্ধান করুন এটি নিশ্চিত করতে যে কেবলমাত্র কোনও লোকের বার্তায় অনুলিপি করা দরকার তারা আপনার উত্তর পেয়েছেন। যখন আপনাকে মূল প্রাপকদের একটি সাবসেটের উত্তর দেওয়ার দরকার হয় তখন সমস্ত উত্তর দিন এবং অপ্রয়োজনীয় প্রাপকদের আগাছা ছড়িয়ে দেওয়া ভাল অনুশীলন। সিনিয়র এক্সিকিউটিভদের ছাঁটাই করা বিশেষত বুদ্ধিমানের কাজ, কারণ তারা প্রথম স্থানে ইমেল নিয়ে অভিভূত হওয়ার সম্ভাবনা বেশি থাকে। আপনার বিতরণ তালিকাগুলিও বাদ দিতে হবে যাতে বিপুল সংখ্যক লোক রয়েছে যাদের আপনার সাড়া দেওয়ার দরকার নেই।

ব্যক্তিগত মন্তব্য সহ জবাব

যদিও ইমেলটির মাধ্যমে রাজনৈতিকভাবে চার্জযুক্ত বার্তা বা অফ-রঙিন রসিকতা প্রেরণ করা কোনও পরিস্থিতিতে বুদ্ধিমানের ধারণা নয়, তবে তাদের জবাব রিয়েল এর মাধ্যমে প্রেরণ করা কেরিয়ার-ক্ষতির কারণ হতে পারে। কিছু লোকের হতাশাজনক সংবাদ পাওয়ার পরে তা বের করা দরকার এবং এটি বোধগম্য; যাইহোক, সংস্থার প্রত্যেককে সরিয়ে দেওয়া আপনার খ্যাতি ক্ষতি করতে পারে বা এমনকি তাকে সংশোধনমূলক পদক্ষেপের অধীন করতে পারে।

সমস্ত আপলাইন চেইন জবাব দিন

কিছু লোকের রুটিন বার্তায় সরাসরি তদারকির অনুলিপি করার অভ্যাস থাকে। সমালোচনামূলক কাজের প্রতি জবাব দিন বা কোনও স্থিতির আপডেটের জন্য অনুরোধ করার সময় এটি বিব্রত হতে পারে। সাধারণভাবে, কোনও ব্যক্তির নজরদারি অনুলিপি করা বা অন্ধ-অনুলিপি করা কোনও ব্যক্তির দৃষ্টি আকর্ষণ করার শেষ সুযোগ হওয়া উচিত - এটি কোনও ডিফল্ট অনুশীলন নয়।

উদ্যোক্তা বা ছোট-ব্যবসায়িক মালিকদের প্রায়শই একটি উত্তর সমস্ত পরিস্থিতিতে বিপুল সংখ্যক প্রাপককে নিয়ে খুব কম উদ্বেগ থাকে; তবে, যখন একাধিক ক্লায়েন্ট কোনও মেইলিংয়ে অন্তর্ভুক্ত থাকে, অ-প্রকাশ বা অ-প্রতিযোগিতামূলক চুক্তি ভঙ্গ করার ঝুঁকি হ্রাস করার জন্য তাদের মূল বার্তায় একটি অন্ধ অনুলিপি তালিকায় রাখাই ভাল ধারণা। একাধিক সংস্থার একাধিক ব্যক্তিকে একটি বার্তা প্রেরণ তাদের একে অপরের সাথে প্রত্যুত্তর সমস্ত ব্যবহার করার অনুমতি দেয় যা মূল প্রেরকের জন্য সম্ভাব্য সমস্যা তৈরি করতে পারে।

সাম্প্রতিক পোস্ট