নথি নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি

দলিল নিয়ন্ত্রণের পদ্ধতিগুলি নিশ্চিত করে যে সংস্থার কার্যক্রমে কর্মীরা তাদের কাজ সম্পাদনের জন্য সঠিক নথি ব্যবহার করে। পদ্ধতিগুলি গুণমান নিশ্চিতকরণের প্রক্রিয়ার একটি মূল উপাদান। ডকুমেন্টেশনের জন্য দায়ী কর্মীরা সর্বশেষ সংস্করণগুলির সাথে অপ্রচলিত দস্তাবেজগুলি প্রতিস্থাপন করে তা নিশ্চিত করতে তারা নথির প্রস্তুতি এবং পরিচালনা পরিচালনা ট্র্যাক করে। এই জাতীয় পদ্ধতিতে এমন কর্মচারীদের রেকর্ড অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যারা ডকুমেন্ট তৈরি করেছেন, পরিবর্তন করেছেন এবং অনুমোদিত করেছেন যাতে সংস্থাটি কীভাবে ভুলগুলি এড়ানো যায় এবং এর পণ্য ও পরিষেবার মান উন্নত করতে পারে তা নির্ধারণ করতে পারে।

সৃষ্টি

ডকুমেন্ট নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি নির্দিষ্ট দস্তাবেজগুলি তৈরি করার জন্য দায়ী এবং ডকুমেন্টের উদ্ভাবক কীভাবে এটি সনাক্ত করতে পারে তা নির্দিষ্ট করে। একটি নির্ধারিত বিন্যাসে দলিলটির নাম দেওয়ার পাশাপাশি, দায়বদ্ধ কর্মচারীকে নিজেকে প্রবর্তক হিসাবে সনাক্ত করতে নথিতে স্বাক্ষর করতে হবে। দস্তাবেজটিতে স্বাক্ষর করা ইঙ্গিত দেয় যে কর্মচারী কাজটিকে সম্পূর্ণ বিবেচনা করে এবং কাজ শেষ করার পরে তার তারিখটি অন্তর্ভুক্ত করতে হয়।

পুনঃমূল্যায়ন

গুণমান নিশ্চিতকরণের নীতিগুলির প্রয়োজন যে সংস্থাগুলি তাদের যথাযথতার জন্য ডকুমেন্টগুলির অনেকগুলি পর্যালোচনা করে, বিশেষত প্রযুক্তিগত অঙ্কন এবং নির্দিষ্টকরণ specific ডকুমেন্ট নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া বিশদভাবে কোন নথিগুলি পর্যালোচনা করতে হবে, কাদের দ্বারা এবং কীভাবে এই জাতীয় পর্যালোচনা রেকর্ড করতে হবে। সাধারণত একটি পর্যালোচনা পদ্ধতি নির্দিষ্ট করে যে কোনও পর্যালোচকের কী কী যোগ্যতা থাকতে হবে এবং পর্যালোচক কীভাবে নথিতে প্রয়োজনীয় কোনও পরিবর্তন সম্পাদন করে। এটি কীভাবে পরিবর্তনগুলি রেকর্ড করতে হবে এবং পর্যালোচনাকারীকে অবশ্যই একটি সফল পর্যালোচনা সম্পন্ন হয়েছে তা বোঝাতে স্বাক্ষর করতে হবে details

রিভিশন

একটি পর্যালোচনা চলাকালীন পরিবর্তনগুলি ছাড়াও ডকুমেন্টেশনে প্রয়োজনীয় পরিবর্তনগুলি প্রায়শই প্রকল্প বা অপারেশনগুলির পরিবর্তনের ফলে ঘটে। ডকুমেন্ট নিয়ন্ত্রণের পদ্ধতিগুলি নির্দিষ্ট করে যে কে পুনর্বিবেচনাগুলি শুরু করে এবং কে সেগুলি সম্পাদন করে। একবার সংশোধন শেষ হয়ে গেলে, সংশোধিত নথিটি এমন একটি উপাধি পেয়েছে যা কর্মীদের নির্দিষ্ট তারিখের হিসাবে এটি সাম্প্রতিকতম সংশোধন হিসাবে সনাক্ত করতে দেয়। পুরানো নথিটি অপ্রচলিত হিসাবে একটি পদবি পেয়েছে এবং একটি চিহ্ন রয়েছে যে এটি আর বর্তমান নয়।

প্রতিস্থাপন

নথি নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতির একটি মূল অংশ বিশদ বিবরণ দেয় যে কীভাবে কোনও সংস্থা নিশ্চিত করে যে নথিগুলির সর্বাধিক সাম্প্রতিক সংস্করণগুলি যেখানে ডকুমেন্টগুলি ব্যবহৃত হচ্ছে সেখানে অপ্রচলিত সংস্করণগুলি প্রতিস্থাপন করে। পদ্ধতিগুলি উল্লেখ করে যে ডকুমেন্টেশন পুনর্নবীকরণের জন্য দায়ী কে, প্রায়ই সংশোধনগুলির সূচনাকারী। অন্যদিকে, পদ্ধতিগুলি অপ্রচলিত উপাদানগুলির সনাক্তকরণ এবং কীভাবে সর্বাধিক সাম্প্রতিক সংস্করণগুলি পরীক্ষা করতে হয় সে সম্পর্কে ডকুমেন্টেশনের ব্যবহারকারীদের নির্দেশ দেয়।

বাহ্যিক নথি

ব্যবসায়গুলিতে প্রায়শই ডকুমেন্টেশন ব্যবহার করতে হয় যা সংস্থার বাইরে থেকে আসে। এই জাতীয় নথিগুলি প্রথম আসার সাথে সাথে অভ্যন্তরীণ প্রক্রিয়াগুলি অনুসরণ করে না। ডকুমেন্ট নিয়ন্ত্রণের পদ্ধতিগুলি নির্দিষ্ট করে যে কোম্পানির সিস্টেমে এই জাতীয় দলিলগুলির সংহতকরণের জন্য দায়ী কে। বাহ্যিক নথিগুলি কীভাবে চিহ্নিত করা যায়, পর্যালোচনা করা আবশ্যক কিনা এবং প্রয়োজনে সংশোধনগুলি নিয়ে কীভাবে এগিয়ে যেতে হবে তা সেগুলি বিশদ। একবার সংহত হওয়ার পরে, দায়িত্বশীল কর্মচারীরা নিশ্চিত হন যে প্রাসঙ্গিক বাহ্যিক নথিগুলি যেখানে প্রয়োজন সেখানে পাওয়া যায়।