চিঠিতে একাধিক ব্যক্তিকে কীভাবে সম্বোধন করা যায়

ডিজিটাল যোগাযোগের আবির্ভাবের সাথে ব্যবসায়ের চিঠিপত্র নাটকীয়ভাবে পরিবর্তিত হয়েছে। ইমেল প্রেরণ করা যতটা দ্রুত এবং সহজ, পেশাদার ব্যবসায়ী নেতারা জানেন যে একাধিক প্রাপককে চিঠি লেখার সময় এবং সম্বোধন করার সময় মান এখনও বিদ্যমান exist পাঠকদের পক্ষে সর্বোত্তম প্রতিক্রিয়া পেতে আপনি কোনও ইমেল বা একটি মানক পত্র লিখছেন কিনা তা নিয়মগুলি বুঝুন।

চিঠিপত্রের প্রকার

দেখে মনে হচ্ছে আধুনিক যুগে ব্যবসায়ের যোগাযোগ প্রেরণের আরও অনেকগুলি উপায় রয়েছে। দ্রুত নোটগুলি প্রায়শই ব্যক্তিগত এবং তাত্ক্ষণিক বার্তাপ্রেরণ পরিষেবা এবং এমনকি পাঠ্য বার্তাপ্রেরণের মাধ্যমে প্রেরণ করা হয়। তবে, আপনি যদি আপনার ব্যবসায়ের পক্ষে অফিসিয়াল চিঠিপত্র পাঠাচ্ছেন তবে একটি চিঠি বা ইমেলই সর্বাধিক পেশাদার বিকল্প। সমস্ত চিঠিপত্রটি অফিসিয়াল ব্যবসায়িক রেকর্ডের অংশ, যার অর্থ লিখিত কিছু প্রেরণ করার সময় আপনার স্বর এবং বিষয়বস্তু মনে রাখবেন। এটি একটি লিখিত রেকর্ড হয়ে যায় এবং এটি সম্ভবত আইনত বাধ্যতামূলক।

অনেক লোক এখনও স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্ট্যান্ডার্ড চিঠিতে আরও আনুষ্ঠানিক নমুনা ব্যবহার করবেন যেখানে তারা ইমেল চিঠিতে অনানুষ্ঠানিকভাবে পান। "হাই," বা "আরে" বলে পার্টিশনগুলি আপনি কতটা ভাল জানেন তার উপর নির্ভর করে খুব অসাধারণ হতে পারে। শ্রোতা কে সেদিকে সর্বদা মনোযোগ দিন এবং নিশ্চিত হন যে আপনি সেই শ্রোতাদের যথাযথভাবে সম্বোধন করেছেন।

একাধিক প্রাপকদের ইমেল ঠিকানা

আনুষ্ঠানিকতার প্রয়োজনীয়তার সাথে ইমেল আরও ক্ষমাশীল। আপনার কাছে ঠিকানা বাক্স রয়েছে যার মধ্যে প্রধান প্রাপক, কার্বন কপি (সিসি) এবং অন্ধ কার্বন কপি (বিসিসি) রয়েছে। উপযুক্ত বক্সে প্রতিটি প্রাপকের জন্য ইমেল ঠিকানা লিখুন। চিঠিটি পেতে এবং তাদের প্রতিক্রিয়া জানাতে প্রয়োজন এমন ব্যক্তিরা হ'ল প্রধান প্রাপক। আপনি যদি কোনও ম্যানেজার বা চিঠির নামযুক্ত অন্য কোনও দলের কাছেও একটি অনুলিপি প্রেরণ করছেন তবে তারা তথ্যের উদ্দেশ্যে চিঠিটি পাচ্ছেন এবং সিসি বাক্সে থাকা উচিত।

বিসিসি বাক্স এমন প্রাপকদের জন্য যেগুলির নামকরণের দরকার নেই, সুতরাং প্রত্যেকে তাদের প্রাপ্তি বা এমন একটি গোষ্ঠীর কাছে অন্ধ যে আপনি চান না যে প্রত্যেকে পুরো গোষ্ঠীতে সাড়া দেয়। এটি বৃহত গোষ্ঠী ইমেলের জন্য গোপনীয়তা নিয়ন্ত্রণ হিসাবে কাজ করে।

ইমেল বডিটিতে, শুভেচ্ছা জানার পরে দু'জন প্রাপকের নাম তালিকাভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, "প্রিয় জো, জেন এবং টিম," বা "প্রিয় মিঃ জনসন, মিসেস হোলিস এবং মিস্টার বাক্সটার।" বিস্তৃত তালিকার জন্য, অভিবাদনের আগে নাম, সংস্থা এবং শিরোনামের তালিকা করুন। উদাহরণ স্বরূপ:

• জন টিলিস, রাষ্ট্রপতি, এসিএমই ইনক

• টিপ শীর্ষ বিক্রয় সংস্থা সিইও জেন জোন্স

• বিলি অ্যালেন, সহ-রাষ্ট্রপতি, মেটাল ইনককে অনুমতি দিন

• নীল বেনসন, ভাইস-প্রেসিডেন্ট, পিটার পাইপার মরিচ সংস্থা

ঠিকানাগুলি বিসিসিতে থাকলেও এই চিঠিতে কে রয়েছেন তা দেখার জন্য আপনি এই তালিকাটির তালিকাটি চালিয়ে যাবেন। অভিবাদনটি তখন গ্রুপটির কাছে এমন কিছু হবে যেমন, "প্রিয় দল," বা "প্রিয় স্যারস"। এটি ইমেল হওয়া সত্ত্বেও, একজন ইমেলকে যতটা সম্ভব পেশাদার হিসাবে সম্বোধন করার চেষ্টা করুন।

দু'জনকে চিঠি দেওয়া

স্ট্যান্ডার্ড মেল চ্যানেলগুলির মধ্য দিয়ে চলে যাওয়া ব্যবসায়ের চিঠিতে সুবিধাজনক ইমেল ঠিকানা বাক্স নেই। অভিবাদন দেওয়ার আগে, আপনি প্রতিটি উদ্দেশ্যপ্রাপ্ত প্রাপকের জন্য একটি ব্লক তৈরি করবেন। ব্লকটি নাম, শিরোনাম এবং সংস্থার তথ্যগুলিকে আকারে ছড়িয়ে দেওয়া যেতে পারে এমন আকারের মতো করে তোলে। প্রতিটি প্রাপকের ব্লক একটি লাইনের দ্বারা পৃথক করা হয়।

প্রাপক ব্লকের একটি উদাহরণ:

• অপারেশন ডিরেক্টর রোনাল্ড জোনস

• অপারেশনাল রিসোর্স সলিউশন, ইনক
• 10101 মেইন স্ট্রিট, স্যুট 200
• বেস্ট টাউন, এমএ 00111

একটি ব্লক একটি ফোন বা ফ্যাক্স অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে বা নাও করতে পারে। আসল অভিবাদনের বিষয়টি যখন আসে, আপনি একবার সমস্ত প্রাপককে তালিকাভুক্ত করার পরে, "প্রিয় উপস্থিতি", বা "প্রিয় প্রকল্প সহকর্মী" এর মতো একটি গ্রুপ অভিবাদন ব্যবহার করুন।

কার্বন কপি এবং অন্ধ অনুলিপি

স্ট্যান্ডার্ড চিঠির জন্য, যারা সিসি বা বিসিসি হিসাবে তথ্য পাচ্ছেন, তারা চিঠির শেষে আপনার সাইন অফ মনোনীত করার পরে নোট করুন। আপনার সাইন অফ অভিবাদনের নীচে কার্বন অনুলিপি প্রাপকদের নাম তালিকাভুক্ত করুন, যদি থাকে তবে। যদি কোনও অন্ধ কার্বন অনুলিপি থাকে তবে আপনাকে কেবল নোট করা উচিত যে নামহীন কেউ একটি অনুলিপি পাচ্ছেন। এটি আপনার সাইন অফের পরে এবং সিসির পরে, বিসিসি নোট করে।